Un client a commandé par exemple plusieurs types de marchandises importantes pour l’activité de son entreprise. Son fournisseur lui envoie ensuite une facture représentant le net à payer.
Sauf que contre toute attente, il y a un petit problème sur l’une des marchandises. Produit défaillant ou manquant mais aussi ne correspondant pas à la commande du client, un avoir est la solution dans ces cas.
À part les experts dans la gestion financière des entreprises, il est possible aussi que vous veniez de créer votre société. Vous avez édité une facture, mais celle-ci comporte quelques erreurs.
Généralement, on souhaite tout simplement la corriger ou en créer une nouvelle. C’est une erreur à éviter. Pour rectifier la facture, il faut réaliser un avoir.
Qu’est-ce que c’est et comment le comptabiliser ? Les réponses à vos questions ci-dessous.
Qu’est-ce qu’un avoir fournisseur en comptabilité ?
Un avoir est aussi appelé note de crédit ou facture d’avoir. En termes simples, c’est un outil comptable qui est utilisé pour annuler ou corriger une facture précédemment émise.
Imaginez-le comme une méthode pour reconnaître une dette envers le client. Un dû qui existe en raison d’un non livraison d’un service ou d’un retour de produit, par exemple.
Peut-être que la solution serait de corriger la facture directement ? Ce n’est pas possible.
Les règles comptables ne permettent pas la modification ou la suppression d’une pièce. D’autant plus qu’une facture est considérée comme un document comptable.
Dans ce cas, il est important de créer une nouvelle facture, un avoir pour rééquilibrer les comptes. Pourquoi un fournisseur doit-il créer un avoir ? Il existe de nombreuses raisons.
D’abord, pour un escompte après la facturation :
Une réduction financière ou un escompte n’a pas été pris en compte dans la facture initiale. Néanmoins, le client paie de façon anticipée ou au comptant. Le fournisseur doit émettre un avoir équivalent à la valeur de l’escompte.
Ensuite pour une réduction commerciale, un avoir peut être créé en cas de :
- Ristourne ;
- Rabais ;
- Remise.
Si ces réductions ne sont pas mentionnées sur la facture, un avoir est émis, par exemple si une remise de 20 % a été oubliée.
Pour le retour de bien :
Il se peut qu’un client a reçu un produit qui ne remplit pas ses attentes. Il souhaite retourner la totalité de la marchandise ou seulement une partie. Ainsi, le fournisseur doit créer un avoir pour les produits en question.
Le fournisseur ne peut pas simplement supprimer la première facture. La loi l’interdit. Il doit plutôt émettre un avoir qui confirme le montant à rembourser au client.
Comment comptabiliser un avoir fournisseur ? (En cours d’exercice)
Pendant un exercice comptable, lorsque l’avoir fournisseur est accordé. Il faut l’enregistrer en créditant un compte de charges.
Les remises fournisseurs
Dans le cas d’un avoir fournisseur concernant une immobilisation :
- Créditez le compte de la classe 2 lié aux immobilisations ;
- Ajustez le montant de TVA déductible associé aux immobilisations ;
- Débitez les fournisseurs – Achats d’immobilisations.
Pour une remise sur un service ou un bien :
- Créditez les ristournes, rabais et remises acquis sur achats sur le compte 609 ;
- Créditez le montant de TVA déductible sur autres biens et services sur le compte 444566 ;
- Débitez les fournisseurs – Achats de prestations de biens et de services.
En ce qui concerne le compte 609, assurez-vous qu’il est soldé à la fin de l’exercice. Les remises aperçues doivent être impérativement transférées au compte d’achat approprié.
Retours sur achats fournisseurs
Utilisez le compte du produit exceptionnel sur exercices précédents qui est 772. Si l’avoir concerné un achat retourné réaliser lors d’un ancien exercice.
En revanche, si l’avoir concerne un achat retourné durant l’exercice en cours, la démarche est différente. Inscrivez-le en ajoutant un crédit au compte d’achat approprié qui a été originellement débité.
Comptabilisation des avoir fournisseurs à la clôture de l’exercice
À la fermeture de l’exercice, il existe une manière de comptabiliser les avoirs à recevoir. Il en va de même pour le retraitement des comptes fournisseurs débiteurs.
Comptabiliser les avoirs à recevoir
Dans la comptabilité, l’enregistrement d’un avoir à recevoir se caractérise par la comptabilisation d’un avoir pendant l’exercice. Même si ces avoirs n’ont pas encore été facturés au cours de cette période.
Cette opération concerne l’annulation d’une facture pour des services rendus ou des biens livrés non encore réceptionnés.
Pour enregistrer un avoir à recevoir, les écritures comptables suivantes sont effectuées :
- Créditez le compte de la classe 6 ;
- Créditez les taxes sur le CA sur factures non constatées sur le compte 44586 ;
- Débitez le rabais, ristournes et remises à percevoir ainsi que d’autres avoirs pas encore enregistrés.
Retraitement des comptes fournisseurs débiteurs
Le retraitement des comptes fournisseurs débiteurs consiste à ajuster les enregistrements comptables. Il est fait pour refléter avec précision la situation financière.
À la fin de l’exercice, il est possible de trouver des comptes débiteurs des fournisseurs. Ces derniers sont à enregistrer sur le compte 4097.
Vous créditez les fournisseurs et achats de prestations de services et bien sur le compte 4011. Débitez ensuite ceux des fournisseurs d’exploitation et d’autres avoirs sur le compte 40971 ;
En ce qui concerne le fournisseur débiteur pour les immobilisations, vous les réalisez autrement. Premièrement, créditez les fournisseurs et achats d’immobilisations au comptant de 4041. Ensuite débitez les fournisseurs d’immobilisations et les autres avoirs sur le compte 40974.
La comptabilisation d’un avoir fournisseur corrige les erreurs sur une facture. Qu’il provient du client ou d’un fournisseur à propos d’un retour de marchandise ou d’un produit non voulu.
Ces modifications contribuent à maintenir la transparence financière des livres de compte.
Lors de la comptabilisation d’un avoir, il est important de créditer le compte approprié. Ceci assure une comptabilité détaillée en indiquant des dettes ou une diminution des montants dus.
Les fondamentaux de la TVA déductible en comptabilité
La TVA déductible représente un aspect crucial de la comptabilité, permettant aux entreprises de récupérer la TVA payée sur les achats ou les services nécessaires à leur activité. Dans le contexte de l’avoir fournisseur, la correction d’une facture implique souvent l’ajustement de la TVA déductible.
Cette pratique permet de s’assurer que le montant de TVA récupérable reflète précisément les transactions réelles et les ajustements liés aux avoirs émis. Il est essentiel de procéder à des écritures comptables rigoureuses pour enregistrer ces ajustements, garantissant ainsi la conformité fiscale et la précision des états financiers.
La gestion de la TVA déductible nécessite une compréhension approfondie des règles fiscales et une attention particulière aux détails lors de la saisie des écritures comptables. La correcte comptabilisation des avoirs fournisseurs, incluant les ajustements de TVA, contribue à une meilleure gestion de la trésorerie et optimise le montant de TVA à récupérer.
Les entreprises doivent régulièrement réviser leurs enregistrements de TVA déductible, surtout à la fin de l’exercice comptable, pour s’assurer que toutes les corrections ont été dûment enregistrées.
Optimisation des immobilisations grâce à une comptabilisation précise
Les immobilisations jouent un rôle significatif dans la structure financière d’une entreprise. La comptabilisation des avoirs fournisseurs relatifs aux immobilisations doit être effectuée avec soin pour refléter fidèlement la valeur et l’état des actifs de l’entreprise.
Lorsqu’un avoir est émis suite à un problème avec une immobilisation acquise, il est important de créditer correctement le compte d’immobilisation et d’ajuster la TVA déductible associée. Cette précision dans les écritures comptables aide à maintenir l’intégrité des registres des immobilisations et à assurer une évaluation exacte de l’actif.
L’enregistrement adéquat des transactions liées aux immobilisations, y compris les avoirs fournisseurs, permet aux entreprises de mieux suivre leurs investissements et de prendre des décisions éclairées concernant la gestion de leurs actifs.
Une stratégie de comptabilisation bien conçue contribue à l’optimisation fiscale et à une meilleure planification financière, en assurant que toutes les dépenses et corrections sont correctement reflétées dans les comptes d’immobilisation.
Gestion des fin de l’exercice : Comptabiliser les avoirs et ajuster les dettes
La clôture de l’exercice comptable est un moment clé pour la comptabilité d’une entreprise, nécessitant une révision approfondie de tous les comptes, y compris ceux relatifs aux avoirs fournisseurs. La comptabilisation des avoirs à recevoir et le retraitement des comptes fournisseurs débiteurs sont des étapes essentielles pour préparer les états financiers.
Ces actions permettent de s’assurer que les dettes et les créances de l’entreprise sont correctement enregistrées et reflètent fidèlement la situation financière à la fin de l’exercice.
Effectuer des écritures comptables précises pour les avoirs fournisseurs et ajuster les comptes de dettes en fonction des avoirs reçus ou à recevoir contribue à la transparence financière et à la conformité réglementaire. La gestion efficace de ces enregistrements comptables, notamment à la fin de l’exercice, assure que l’entreprise dispose d’une base solide pour évaluer sa performance financière et planifier ses activités futures.
La rigueur dans la comptabilisation des avoirs et des dettes est indispensable pour une fermeture d’exercice réussie et pour poser les fondations d’une gestion financière saine.